Att genomföra virtuella studiebesök

Publicerad: 2021-03-03

Detta ska du tänka på

Planera programmet

För att lära så mycket som möjligt av studiebesöket är det bra att blanda olika inslag under besöket. Ambitionen är ju också att ge en känsla av att vara på plats och att få en ”live”-känsla.

Exempel på programpunkter är:

Film som visar anläggningen/studieobjektet
Film med intervju
Livesändning från besöksplatsen
Presentationer (tex. powerpoint)
Diskussion – alla eller panel
Frågor och svar

Nyckeln till ett lyckat studiebesök är samarbete med en värdorganisation som känner till studieobjektet väl. Med en engagerad värdorganisation går studiebesöket nästan av sig själv.

Engagera en eller flera personer från besöksmålet att vara med på studiebesöket.
Fundera över vilken målgruppen är. Vad är de intresserade av, vilken deras kunskapsnivå är.
Vad behöver sägas som inte är med i filmen? Vad behöver förklaras lite extra?
Filmer är bra men behöver oftast kompletteras med annan typ av information.
Kanske kan förinspelade filmer kompletteras med en live-sändning från anläggningen. Det fungerar ofta helt ok att filma live med en mobiltelefon och vara uppkopplad till mötet samtidigt.
Inled programmet med att ”resa” till platsen. Kan vara att visa en karta, ett tåg eller ett någon på plats filmar live och hälsar välkommen.
Ha därefter en bredare presentation som sätter objektet i sitt sammanhang
Mer detaljerad presentation av studieobjektet och det som är unikt med detta.
Avsätt tid för frågor och diskussion.
Ska besöket spelas in? Gör detta bara om det finns ett behov/syfte med inspelningen. Om ni spelar in - vilka ska ha tillgång till inspelningen efteråt

Planering är A och O.

Att tänka på i god tid innan

Välj vilket digitalt verktyg som ska användas för att sända studiebesöket, valet ska baseras på

Vilka ska delta, finns det tekniska begränsningar
Upplägg, finns det funktioner som behövs – grupprum, whiteboard, chatt med mera.
Köp licens om det inte finns innan
- Kostnader, finns det begränsningar i budget eller vad finansiären godkänner

Välj hur ni ska filma studiebesöket

Kolla först upp vilka filmer som finns. Många besöksmål har redan bra filmer som kan användas.
Ibland behöver befintliga filmer redigeras. Det kan vara att lägga på speakertext eller en textremsa.
Ska ni göra filmer själva – utrustning och kompetens. Kolla om det finns behov av
- Köpa in egen utrustning
- Egen kompetensutveckling

Ska ni handla upp filmning eller annat till besöket?
- Kolla vad finansiären godkänner.
- Tänk på att specificera vem som får rättigheter till materialet och hur det får användas. Om användandet är begränsat kopplat till ett upphovsrättsavtal måste ni besluta hur detta ska hanteras och hur ni kan hänvisa till upphovspersonen i olika sammanhang.
Fundera på hur den ni besöker ska få nyttja inspelat material i efterhand – tex för egen publicering och spridning (kan påverka avtal med den som ska filma)

Avtal med de som ska vara med på filmen

Att fota, filma och sprida detta och annan information som innehåller personuppgifter kräver att ni har samtyckesavtal redo som deltagarna kan skriva på
Besluta hur ni ska spara denna informationen så att ni i efterhand kan avpublicera, ta bort information om deltagaren så önskar

Förbered deltagare och planera besöket

Förbered de som ska vara med på filmen/visas i studiebesöket

Kläder – tänk på att mönstrade kläder inte gör sig bra på bild/fil,
Fråga om det finns möjlighet att intervjua på en plats utan störande moment, till exempel utan fläktljud. Säg till om ni behöver stolar, bord, belysning eller annat
Beskriv tydligt vad ert syfte är med studiebesöket/filmen så deltagaren vet vad ni vill veta/förmedla både vid intervju och vid filmning av omgivning eller specifika detaljer/processer/byggnader etc.
Gå igenom agenda – vilka tider gäller, hur vet deltagaren när det är hens tur

Erbjud möjlighet att träna innan – helst om intervjun sker i realtid via webbmötes verktyg och om deltagaren ska dela bilder eller annan presentation.
Hur är uppkopplingen hos de som medverkar i programmet (deltagarna).
- Finns det möjlighet att ansluta dator till fiberkabel är det bättre än via Wifi.
- Filmar ni med mobilkamera så kan man testa om Wifi eller mobilnätet ger bäst mottagning.
Ge deltagaren frågor i god tid innan så de kan förbereda svar

Under studiebesöket/webbinariet

Visa filmen

Det fungerar oftast tillräckligt bra med en stabil trådlös (wifi) uppkoppling, men om möjligt anslut datorn som sköter sändningen till internet med nätverkskabel
Bestäm innan om du visar filmen via hårddisken eller via tex Youtube.
Om filmen visas via youtube kan man lägga länken till filmen i chatten.
Fördelen med youtube är att du kan dela länken till filmen om det skulle strula vid visningen eller om man vill se filmen i efterhand.
Testa att köra filmen, dels så du ser att du har programvara lokalt/tillgång till filen på nätet. Testa gärna med någon som sitter på annan plats för att säkerställa att det inte blir problem med ljud eller bild under visningen.
Skärmdela med ljud (fungerar lite olika beroende på programvara som används vid mötet)
Om det ska vara frågestund efter filmvisningen så förbered några egna frågor att börja med ifall deltagarna inte har någon direkt.
Uppmana att skriva frågor i chatten. Då kan man svara direkt om det passar eller spara till slutet.
Om det ska vara frågestund, där en publik får ställa frågor, ska deltagaren veta om detta innan. Tänk på att det kan vara svårt att uppskatta tid för frågestund så det är bra om den är sist.
- Om möjligt ge gärna publiken möjlighet att skicka in frågor i förhand.
- Visa frågorna för deltagaren så att hen kan förbereda sitt svar i förväg.

Efter studiebesöket

Ska studiebesöksfilmen göras tillgänglig allmänt (tex via youtube) efteråt? Eller ska den bara visas för deltagarna. Detta ska med i planeringen så att alla är införstådda i hur den ska hanteras.